Hvordan udvikler jeg en politik- og proceduremanual?

Med et øje på strømlining af processer og iværksættelse af formelle procedurer kan små virksomheder udvikle politikker og proceduremanualer, der passer til deres behov. Politik- og proceduremanualer tjener et meget større formål end blot at angive virksomhedens forventninger, de giver en endelig referencekilde for ledere og ansatte. Omhyggelig opmærksomhed rettet mod de begreber og materiale, der er anbragt i en politik og proceduremanual, kan beskytte en lille virksomhed, når det kommer til at forsvare disciplinære handlinger i forbindelse med en lang række forretningsrelaterede hændelser.

1.

Start med det grundlæggende. Udvikle en virksomheds missionerklæring og placere den i begyndelsen af ​​politikken og proceduremanualen. En mission statement skildrer en virksomheds vigtigste overbevisning og mål for organisationen som helhed. Medtag en virksomhedsoversigt, inklusive lister over udnævnte officerer og en kort virksomhedshistorie.

2.

Dæk det væsentlige. Politik- og proceduremanualer bør dække en bred vifte af væsentlige ting, herunder politikker mod diskrimination og politikker i forbindelse med afslutning. Afgiv en erklæring om love om ligelig beskæftigelsesmulighed (EEO) i manualen. Dette tjener til at underrette medarbejderne om deres rettigheder i henhold til føderale EEO-love. Små virksomheder kan kontakte en US Equal Employment Opportunity Commission-forretningskontakt for yderligere hjælp til EEO-overholdelse. Deltagelsespolitikker og eventuelle disciplinære og opsigelsesprocedurer, herunder handlinger, der fører til øjeblikkelig ophør såsom tyveri, skal også fastlægges i politikken og proceduremanualen.

3.

Medtag et afsnit relateret til fordele. Giv detaljerede oplysninger om fordele såsom sygedage, feriedage og sundhedsforsikring. Der skal oplyses oplysninger, der dækker kravene til at tjene betalt fri og tidsrammen for brug af den. For eksempel skal politik- og proceduremanualen omhandle virksomhedens politik for overførsel af uudnyttet ferie og sygetid. Udsigter om sundhedsvæsenet skal specificere kvalifikationer og eventuelle begrænsninger i forbindelse med dækning. Hvis din virksomhed tilbyder et medarbejderassistentprogram, skal du give oplysninger om programmets fortrolighed og inkludere kontaktoplysninger.

4.

Gennemgå manualen. Bed en advokat, der er specialiseret i ansættelsesret, om at gennemgå din politik og proceduremanual. En advokat kan bekræfte, at manualen for politik og procedurer opfylder de lovmæssige krav til medarbejdernes anmeldelse af rettigheder og virksomhedspraksis. De kan også fremsætte forslag til tilføjelser baseret på din specifikke branche.

Tip

  • Bed hver medarbejder om at underskrive en erklæring om, at de har modtaget og forstår de politikker og procedurer, der er beskrevet i manualen.