Sådan gennemføres et bestyrelsesmøde korrekt

Alle forretningsenheder skal have regelmæssige bestyrelsesmøder for at overholde enhedsreglerne. Bestyrelsesmøder dokumenteres ved mødeprotokoller og placeres derefter i virksomhedsbindemidlet for at skabe en historisk hovedbok af større beslutninger og retninger, som virksomheden vil tage. Disse beslutninger og retninger inkluderer budgetter, udvikling eller centrale ændringer i medarbejderne. At arrangere et bestyrelsesmøde korrekt er en blanding af at være i kontrol, samtidig med at det giver mulighed for at udtrykke udtalelser fra andre bestyrelsesmedlemmer.

Tip

  • Bestyrelsesmøder dokumenteres ved mødeprotokoller og placeres derefter i virksomhedsbindemidlet for at skabe en historisk hovedbok af større beslutninger og retninger, som virksomheden vil tage.

Roberts ordensregler

Roberts ordensregler kaldes ofte 'parlamentarisk procedure.' Denne metode til strukturering af mødet hjælper en leder med at holde strømmen ordentlig. Roberts forretningsorden kræver, at der er et minimum antal stemmerettigheder, der er til stede, før eventuelle stemmer kan afsluttes. Dette antal defineres ofte i enhedsvedtægterne.

Møder følger en dagsorden, og enhver relevant information spredes inden mødet, så medlemmerne har mulighed for at gennemgå information og træffe informerede beslutninger. Emner introduceres af formanden eller udvalgets formænd og åbnes derefter for diskussion og debat for alle medlemmer. Mødedeltagere skal følge protokollen for at sikre, at alle har mulighed for at give udtryk for en mening uden at mødet trækker for meget.

'Bevægelser' er punkter, der bringes til afstemning efter diskussion. Disse introduceres med 'Jeg flytter til ...' af et medlem og derefter 'udstationeres' af et andet medlem. Formanden kræver derefter afstemning. Sekretæren noterer sig beslutninger og direktiver i det officielle mødereferat.

Sprog i bestyrelsesmøder

Visse sætninger bliver anden karakter af en, der driver et bestyrelsesmøde. Dette hjælper med at sætte tonen og hjælper med at holde alle organiseret om, hvad der sker på et bestemt tidspunkt.

  • Call to Order: Dette er starten på mødet.
  • Adjourn: Dette er slutningen af ​​mødet.
  • Forsænkning: Dette er en kort pause fra mødet.
  • Hovedbevægelse: Dette er for at foreslå en ny idé eller handling.
  • Ændring af en bevægelse: Dette er for at ændre noget ved en eksisterende bevægelse.
  • Udsættelse: Dette er for at udsætte en afstemning indtil en yderligere dato. Dette kan være 'bestemt' eller 'på ubestemt tid.'
  • Tilladelse til at trække en bevægelse tilbage: Dette er for at anmode om at fjerne en bevægelse, der er sat for bestyrelsen.

Disse almindelige sætninger holder orden på et bestyrelsesmøde og giver også folk mulighed for at diskutere emner. Hvis det tager for lang tid at få en beslutning, udsættes de for at respektere alle bestyrelsesmedlemmernes tid.

Effektive mødetips

Erfarne forretningsførere ved, at der er visse måder at lede et møde for at gøre det mere effektivt. At holde møder til tiden viser respekt for alle i rummet. Hold dig til dagsordenen, og præsenter ikke overraskelser under mødet.

Giv bestyrelsesmedlemmer god tid til at gennemgå dagsordenen og undersøge eventuelle punkter, der er åbne for diskussion, ved at sende dagsordenen, rapporterne og tale punkter til medlemmerne i forvejen. Sørg for, at placeringen er et sted, hvor alle kan høre kommunikation effektivt. Ikke forveksle mødet med et socialt engagement. Hold bestyrelsesmedlemmer fokuseret på den opgave, der er ved hånden for senere at udsætte sig for en mere social arena.