Om klagebrev

Forbered dig. Du får klagebrev. Det er en uundgåelig kendsgerning at drive forretning. De kan være uretfærdige, men i de fleste tilfælde, hvis du kontrollerer dit humør og ser et roligt kig, vil du opdage, at der i det mindste er noget element af retfærdighed. Klagebrev er skrevet af folk, der er frustrerede over dit produkt, din service eller din tilknytning til en frustrerende oplevelse, og kan være nyttige i planlægningen af ​​dine forretningsstrategier.

Værste sag

I værste fald kan klagebrev være den første salve i en lovlig krig. Det er hvad enhver virksomhedsejer frygter, men at reagere i værste tilfælde kan være din værste fejltagelse. Reuters står altid over for muligheden for ærekrænkelsessager, så den advarer sine medarbejdere om, at kombinationen af ​​omhyggeligt og høfligt at lære hele historien og anvende sund fornuft er den bedste måde at forhindre, at små klager udvikler sig til dyre retssager. At tillade dig selv at blive vred eller svare på en truende eller sarkastisk måde vil fremkalde en defensiv eskalering fra den person, der klager. På den anden side, hvis du demonstrerer en oprigtig vilje til at lytte til denne person, undskylde og spørge, hvad du kan gøre for at løse problemet, kan det hjælpe med at stabilisere situationen.

Bedste sag

Næsten alle klager præsenterer nyttige oplysninger, så i stedet for at reagere defensivt, skal du undersøge, hvad klagen faktisk siger. Hvis produkterne kommer i stykker, kan du eventuelt ændre din leveringstjeneste. Hvis der mangler brikker, skal din leverandør eller pakkeprocedurer forbedres. Undertiden har klagen mere at gøre med de forventninger, du har skabt. Klager kommer ofte fra kunder, der simpelthen forsøger at give dig lidt gratis rådgivning, fordi de ellers kan lide at gøre forretninger med din virksomhed. Kunderne reagerer på en dårlig personlig dag, hvor en lille skuffelse over dit produkt overvældede deres temperamentkontrol. Betragt alle klager som gratis rådgivning og brug de oplysninger, du indsamler for at forbedre din virksomhed.

Procedure

Start en fil for hver klage. Undersøg kommunikationen for at finde det nøjagtige punkt på klagen. Det kan være skjult af sidespørgsmål, så føl dig med din kunde for at afsløre det virkelige problem. Tag omhyggelige bemærkninger, og svar straks. Hold dit svar nyttigt, og hvis det skulle ske, skal du gøre det straks og beskrive, hvad du gjorde i dit svar. Spørg altid, om din handling løser problemet. Det er vigtigt at indsamle skriftlige eller indspillede aftaler fra din klagende kunde, der skal bruges senere, hvis der er en retssag. Det er vanskeligt for en kunde at hævde, at du ikke gjorde noget, hvis du har et brev eller optagelse af en telefonsamtale, hvor han var enig i, at du løste hans problem og gjorde ham glad igen.

Konklusion

Selv om klagen ser ud til at være afgjort i mindelig retning, skal du opbevare klagebrevet og eventuelle notater, yderligere meddelelser og dine svar. Opbevar leveringskvitteringer, hvis du sender breve eller pakker. En lille procentdel af klager foretages af folk, der er dygtige til at klage som et middel til at tjene til livets ophold, og en fredelig stilhed kan kun være en taktik for at overbevise dig om at bortskaffe dine poster, før kunden overrasker dig med en retssag. Nogle gange er en helt ærlig kunde klar over, at de sande vanskeligheder er forårsaget af dit produkt eller din service og ændrer mening om ikke at forfølge en økonomisk afvikling. Din advokat er den rette kilde til information om, hvor længe dit ansvar kan vare, og hvornår du sikkert kan bortskaffe dine poster.