Medarbejderfiler Organisationstips

Som ejer af en lille virksomhed er det vigtigt at føre nøjagtige medarbejderregistre fra et menneskeligt ressourcemæssigt synspunkt samt at sikre overholdelse af føderale og statslige love. På grund af deres betydning skal medarbejderregistret være velorganiseret for at hjælpe dig med at finde informationen, når du måtte have det nødvendigt. Et par tip kan hjælpe dig med at udvikle og styre et effektivt medarbejderregistreringssystem.

Vælg en passende metode

Vælg en filopbevaringsmetode, der passer til din personlige stil og størrelsen på din virksomhed. Hvis din virksomhed er meget lille - for eksempel kun har to eller tre ansatte - kan du føre papirregistre i manila-mapper, der er gemt i et låst arkivskab. For en større virksomhed kan det være meget mere praktisk at gemme poster på en computer. Sørg for at tage sikkerhedskopi af computerfiler med papirkopier eller ved at gemme dem på en disk.

Opret standardiserede formularer

For at sikre konsistens og nøjagtighed skal du udvikle standardiserede formularer til aktiviteter, der påvirker alle medarbejdere. Typiske former kan omfatte dem, der bruges til præstationsevalueringer, disciplinære handlinger og lønjusteringer. Standardiserede formularer hjælper dig med at behandle hver enkelt medarbejder retfærdigt og give dokumentation i tilfælde af gebyrer såsom forskelsbehandling.

Arranger filer kronologisk

Arkiver dokumenter i kronologisk rækkefølge for at gøre det let at finde emner, især når du bruger et arkiveringssystem. Begynd hver fil med papirudlejning, der inkluderer leje, der inkluderer emner som jobansøgning, CV, skat og regeringsformer som W-4 og I-9, en skriftlig jobbeskrivelse og kontaktoplysninger om nødsituationer. Tilføj hver ny artikel, som den forekommer, f.eks. En årlig præstationsevaluering. Du kan vælge at oprette undermapper - såsom information om nyudlejning og præstationsvurderinger - for hver medarbejder og arrangere dokumenter kronologisk inden for hver enkelt.

Inkluder underskrevne aftaler

Hvis din virksomhed indeholder politikker såsom ikke-konkurrencedygtige aftaler, ikke-overholdelsesaftaler, etiske regler eller regler for seksuel chikane, skal du sørge for at få en underskrevet anerkendelse af, at medarbejderen har læst og forstået hver enkelt og opbevar dem på arkiv. Dette vil beskytte dig i tilfælde af at du skal opsige en medarbejder på grund af overtrædelse af en af ​​disse aftaler.

Følsom information

Husk, at dine medarbejdere har en lovlig ret til at se deres medarbejderfiler. Dette betyder, at du skal være forsigtig med de oplysninger, du vælger at indtaste. For eksempel, hvis du fremsætter betændende skriftlige kommentarer om en medarbejders etnicitet eller seksuelle orientering, kan du åbne dig for potentielle retssager.