Sådan skrives en administrativ assistentvejledning

En administrativ assistent holder dine ledere og andre medarbejdere på sporet ved at holde kontoret fyldt med forsyninger, planlægge aftaler og møder og besvare telefonen efter behov. De administrative assistenter, der arbejder for din virksomhed, er kun så gode som den brugsanvisning, du skriver til dem. Denne vejledning indeholder detaljer om din virksomheds forventninger og forklarer klima og kultur. Brug det til at forklare, hvordan du udfører specifikke opgaver såvel som at fastlægge regler for adfærd.

Lav en forside til brugsanvisningen. Giv manualen en simpel titel, f.eks. 'Administrativ assistentmanual og håndbog'. Medtag navnet på din virksomhed og dens adresse på forsiden.

Opret en indholdsfortegnelse på den anden side. Liste over alle de emner, du vil medtage i manualen, såsom 'Besvarelse af telefonen og telefonbesked', 'Diktation og transkription' og 'Bestilling af kontorartikler.' De emner, du viser, afhænger af de administrative assistenters ansvar. Ud over instruktioner om udførelse af opgaver inkluderer indhold som 'Fraværspolitik', 'Pauser', 'Fordele og lønninger' og anden relevant information, som en assistent har brug for som medarbejder.

Opret en overskrift for hvert emne.

Liste over trinene for hver opgave vha. En punktliste eller nummereret liste, så assistenterne tydeligt kan se progressionen af ​​opgaven. Antag, at der ikke er forudgående viden om opgaven, for eksempel instruer assistenten til at åbne tekstbehandlingsprogrammet for at skrive et dokument.

Brug klart sprog til at beskrive, hvordan du udfører hver opgave. Skriv f.eks. 'Besvar telefonen ved at sige' Hej! Tak for dit kald på [Forretningsnavn]. Dette er [dit navn], hvordan kan jeg hjælpe dig? '' For at instruere assistenterne om, hvordan de skal svare på telefonen. Liste over de oplysninger, de har brug for at indsamle fra opkaldet, når du tager en besked, eller før du overfører opkaldet til en anden person. Eksempelvis skal assistenten nedkalde opkalderens navn, hvor han ringer fra og formålet med opkaldet.

Gem og udskriv brugsanvisningen. Stik huller på venstre side af papirerne, og sæt dem derefter ind i bindemidlet.

Varer, du har brug for

  • Computer- og tekstbehandlingssoftware

  • Printer

  • Papir

  • Hul hul

  • 2-tommer 3-ringbind

Tip

  • Opbevar en sikkerhedskopi af brugsvejledningen, der er gemt på din computer, så du kan revidere og udskrive den efter behov.

Løninformation for 2016 for sekretærer og administrative assistenter

Sekretærer og administrative assistenter tjente en median årlig løn på $ 38.730 i 2016 ifølge det amerikanske kontor for arbejdsstatistik. I den lave ende tjente sekretærer og administrative assistenter en 25-procentig løn på $ 30.500, hvilket betyder, at 75 procent tjente mere end dette beløb. Den 75. procentil løn er $ 48.680, hvilket betyder, at 25 procent tjener mere. I 2016 var 3.990.400 mennesker beskæftiget i USA som sekretærer og administrative assistenter.