Kontorprocedurer og retningslinjer

Små virksomheder lancerer ofte uden en omfattende virksomhedsmanual, der angiver de procedurer og politikker, som medarbejderne skal operere under. Når en virksomhed vokser og tilføjer flere medarbejdere, er det vigtigt at standardisere, hvordan medarbejderne arbejder af forskellige årsager, herunder forebyggelse af anklager om favoritisme, strømlining af papirarbejde og undgå juridiske problemer.

Planlægning

Før du opretter politikker og procedurer, skal du konsultere en arbejdsekspert for at sikre, at du adresserer alle statslige og føderale regler og forskrifter vedrørende ansættelse, opsigelse, sikkerhed og arbejdsmåde. Organisationer som Society for Human Resources Management tilbyder gratis prøvepolitiske vejledninger til at hjælpe dig med at planlægge grundlæggende politikker og procedurer. Anmod om input fra dine afdelingsledere, ledere og ansatte. Giv dem et første udkast til dine politikker og procedurer, så de ved, hvad du leder efter, og for at få specifik feedback på emner, som du sandsynligvis vil medtage i din virksomheds manual.

Orientering

En medarbejderhåndbog skal omfatte grundlæggende kontorpolitikker og procedurer for nye medarbejdere. Disse skal dække, hvordan man arkiverer papirarbejde med menneskelige ressourcer og omfatte oplysninger om tilmelding af fordele, kontortid og påklædning, parkering, rygning, chikane, sladder, pauser, anmodninger om betalt fritid, klageprocedurer og betalingsprocedurer. Gennemgå dine politikker med en juridisk ekspert for at sikre, at du ikke indfører nogen politikker, der kan diskriminere nogen klasse af arbejdstagere. Instituttprocedurer for udgiftsgodtgørelse, herunder at have godkendt dem på forhånd og detaljerede metoder til indsendelse af kvitteringer og refusionsformularer.

Sikkerhed

Opret politikker og procedurer for arbejdspladssikkerhed ved at arbejde sammen med din forsikringsudbyder og bruge oplysninger, der er indsamlet fra dit statslige arbejdsstyre, Arbejdsmiljøsikkerhedsadministrationen og din bygningsledelse. Inkluder uddannelse af medarbejdere i førstehjælp og brug af sikkerhedsudstyr, og hold mindst en årlig sikkerhedsøvelse. Angiv politikker for at acceptere pakker, tillade besøgende, logge ind og ud og tage telefonopkald. Denne sidstnævnte politik hjælper med at forhindre virksomhedsspionage eller potentielle indbrud ved ikke at tillade uautoriserede medarbejdere at give information over telefonen om virksomheden, kontortid, andre ansatte eller arbejdspladser. Medtag procedurer til at reagere på nødsituationer, såsom brand, indtrængende eller vejrrelaterede hændelser.

Meddelelse

Når du har oprettet politikker og procedurer, skal du kommunikere dem effektivt til dit personale. Forbered medarbejderhåndbogen, distribuer den til dine medarbejdere, og lad dem underskrive en anerkendelse af, at de har læst, forstået og accepteret at overholde din virksomheds politikker, procedurer og retningslinjer. Giv medarbejderne to eller flere dage til at læse håndbogen og stille specifikke spørgsmål, før de underskriver og returnerer deres anerkendelsesformular.