ISO 9001 indkøbsprocedurer

Indkøbsprocedurer i henhold til ISO 9001 sikrer, at købte materialer opfylder køberens og de endelige kunders krav. Virksomheder anvender ISO 9001 til deres indkøb for at minimere problemer med deres produkter og tjenester. Ved at anvende ISO 9001-principper på deres indkøbsprogram kan små virksomheder reducere affald og forbedre kundeservicen. Når de anvendes konsekvent, bør køb i henhold til ISO 9001-standarder resultere i kontinuerlig forbedring af virksomhedens drift.

Organisation

Det første trin i enhver kvalitetssikringsproces er at bruge virksomhedsorganisationskortet til at tildele opgaver og ansvar via jobbeskrivelser. ISO 9001 kræver specifikt, at virksomheder udnævner en person, der er ansvarlig for kvalitetssikring, og som har en direkte rapporteringssti til en top virksomhedschef. Denne medarbejder er ansvarlig for kvalitetsspørgsmål og koordinerer de andre funktioner, hvor de påvirker kvaliteten. Indkøbsprocedurer beskriver, hvem der er ansvarlig for de tekniske specifikationer, omkostningstilladelser, udstedelse af indkøbsordrer og verifikation af modtaget materiale.

Dokumentation

Indkøbsprocedurer kræver dokumentation, der sikrer, at det købte materiale svarer til den tekniske specifikation og de budgetterede omkostninger. Procedurer specificerer typisk, at indkøbsordren henviser til de relevante dele af den tekniske specifikation og kræver, at køberen kontrollerer de aktuelle skøn, inden han afgiver en ordre, og sørger for, at beløbene er inden for budgettet. Indkøbsprocedurer, der er i overensstemmelse med ISO 9001, specificerer også, at virksomheden kun kan købe fra leverandører, der er kvalificerede til varerne på indkøbsordren.

Leverandørkvalifikation

For kun at købe fra kvalificerede leverandører specificerer ISO 9001, at virksomheder opretholder lister over godkendte leverandører for hvert produkt, de køber regelmæssigt. Virksomheden skal revidere disse leverandører for at overholde kvalitetssikringsstandarder. Ved særlige ordrer skal virksomheden identificere potentielle leverandører og revidere dem for at finde ud af, om de er kvalificerede.

For at kontrollere en leverandør kan en virksomhed stole på tredjepartscertificering af, at en leverandør overholder de krævede kvalitetsstandarder. I dette tilfælde består revisionen af ​​at verificere certificeringen. For ikke-certificerede leverandører kan en virksomhed kræve, at leverandøren bliver certificeret. Alternativt kan virksomheden foretage sin egen revision for at afgøre, om en leverandør overholder de krævede kvalitetsstandarder. I indkøbsprocedurerne skal det specificeres, hvem der er ansvarlig for at føre en liste over kvalificerede leverandører, og hvordan leverandører kan kvalificere sig.

Materielinspektion

Når virksomheden modtager det materiale, det har købt, skal det verificere, at leveringen er i overensstemmelse med indkøbsordren. Indkøbsprocedurer beskriver, hvem der er ansvarlig for at udføre verifikationen og de opgaver, de skal udføre. Indkøbsprocedurer i henhold til ISO 9001 kræver typisk en verifikation af, at materialet svarer til de tekniske specifikationer, som det refereres til i indkøbsordren.

Ikke-konforme artikler

Nogle gange sender endda kvalificerede leverandører forkert materiale eller defekt materiale. Den materielle inspektion identificerer sådanne problemer og udsender tilsvarende rapporter. Under ISO 9001 viser sådanne rapporter ikke-konforme punkter og detaljerede oplysninger om, hvad der er galt med dem. Virksomheden informerer leverandøren. Leverandøren skal løse problemet, ofte ved at udskifte materialet eller, hvis manglen ikke er vigtig, ved at foretage mindre ændringer. Indkøbsprocedurerne specificerer, hvordan problemer, der ikke er i overensstemmelse med varerne, skal løses.

Korrigerende handling

Når en virksomhed udsteder en ikke-overensstemmende varerapport, kan rapporten muligvis angive korrigerende handlinger, som leverandøren skal tage, eller det kan overlade det til leverandøren at tage handling, der korrigerer problemet. I indkøbsprocedurerne skal det specificeres, hvornår leverandøren skal tage specifikke korrigerende handlinger - for eksempel for at udskifte materialet i tilfælde af alvorlige mangler. I andre tilfælde kan indkøbsprocedurerne specificere en evaluering af leverandørens korrigerende handling - såsom at udføre den indkommende materialeverifikation igen - for at se, om leverandørhandlingen har resulteret i acceptabelt materiale.

Løbende forbedringer

Årsagen til implementering af ISO9001 kvalitetsstandarder er at forbedre virksomhedens drift med hensyn til kvalitetsproduktion og kundetilfredshed. Ved indkøbsprocedurer hjælper dette med at sikre materialemængder af kvalitet. Sådanne forbedringer kræver løbende feedback om mangler for at løse problemer med procedurer og verifikation. Rapporter om ikke-konforme genstande skal resultere ikke kun i en løsning på de materielle mangler, men også i en korrektion af den praksis, der førte til manglen.

Leverandører, der er kvalificeret under ISO 9001, skal have sådan feedback på plads. De skal også være i stand til at demonstrere, hvordan de ændrer deres praksis for at rette op på problemer med leveret materiale. Indkøbsprocedurer skal specificere en sådan proces som en del af den kvalificerende proces. Den kontinuerlige forbedringsfeedbacksløjfe er et krav under ISO 9001.