Sådan optages en donation til bogføring

Regelmæssig bogføring er let, men hvad med donationer? Det er vigtigt at forstå, hvordan man optager en donation, også kendt som et velgørenhedsbidrag, i firmabøgerne. Virksomheder skal også forstå, om de kan trække donationer fra deres selvangivelse. Hvis du donerer varer eller tjenester i navnet på en virksomhed, bliver markedsværdien af ​​varerne et skattefradrag for din virksomhed.

At forstå, hvad der udgør en donation

IRS betragter en donation som en gave, der er givet til en organisation, der kvalificerer sig til 503 (c) nonprofit-status. Dette inkluderer frivillige brandfirmaer, museer, kirker og almennyttige hospitaler. IRS har et værktøj på sit websted til også at finde andre støtteberettigede organisationer.

Donationer kan bestå af penge, ejendom eller tid. Når du donerer, er det sandsynligt, at du bruger penge eller flytter beholdning, hvilket giver et tip om, hvordan du registrerer transaktionen.

Optagelse af en donation

Hvis du lavede en kontant donation, skal du starte med at oprette den velgørende organisation som en ny leverandør til din virksomhed. Registrer derefter de udgående penge som en check eller en regning i navnet på velgørenhedsorganisationen og den tilsvarende betaling, som du ville gøre for enhver anden regning. Brug en udgiftskonto, som du har oprettet som en dedikeret konto til skattemæssigt fradragsberettigede bidrag på omkostningssiden. Denne konto vises på virksomhedens resultatopgørelse.

Fastlæggelse af værdien af ​​medvirkende aktiver

Hvis du har doneret varer eller tjenester, skal du først oplyse værdien af ​​disse bidragede aktiver. Med andre ord, find ud af den reelle markedsværdi eller hvad nogen ville betale på det åbne marked for de varer eller den tid, der blev bidraget til velgørenheden.

Opret en faktura til velgørenheden

For en virksomhed skal du oprette en faktura til velgørenhedsorganisationen for de produkter eller tjenester, der blev doneret. For at registrere udgiften skal du oprette en udgiftskonto for donationer. Opret derefter en post i dit regnskabssystem, der repræsenterer det produkt eller den tjeneste, der blev doneret. Du kan definere dette som 'velgørende bidrag.'

Udsted et kreditnota til velgørenheden

Udsted et kreditnotat til din velgørende organisation som kunde. Dette nullægger fakturaen, som du har udstedt til virksomheden, og afspejler størrelsen på den donation, du har foretaget. Endelig skal du kontrollere, at kredit er korrekt anvendt på fakturaen.

Opbevar detaljerede poster

Optagelse af donationer til bogholderi inkluderer også dokumentation af detaljerne om de gavetransaktioner, der blev indtastet i dit bogføringssystem. Det er vigtigt at dokumentere, hvad der blev doneret, og markedsværdien af ​​varen (medmindre det var kontant). Du skal også registrere, hvem du donerede varen til, og hvornår du eller dit firma har givet donationen.

Du skal bruge disse poster for at nøjagtigt udfylde dit årlige selvangivelse. Hvis du ikke har tilstrækkelige fradrag til at specificere dit selvangivelse, vil du heller ikke kunne trække donationen.

Hvis du står over for en IRS-revision, har du brug for alle oplysningerne om din donation som bevis for, at du rent faktisk har foretaget de donationer, der blev indsendt på din selvangivelse.

Anmod om en anerkendelse

Når du har lavet en donation til en velgørende organisation, skal du anmode om et anerkendelsesbrev fra velgørenhedsorganisationen for at holde sammen med dine andre poster over donationen.